La gestione di documenti e processi diventa strumento di performance aziendale grazie a DocLife
DocLife è la piattaforma di gestione documentale e workflow management di Horsa.
Permette di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali, dall’archiviazione alla conservazione a norma in digitale, passando per workflow digitali di varie tipologie.
Bisogni e soluzioni
gestire
La tua gestione documentale è limitata solo ad alcuni processi? Non esistono regole per la produzione e la condivisione di documenti?
Ti forniamo la consulenza per rimodellare e organizzare i processi documentali della tua azienda, qualunque sia la dimensione o tipologia.
archiviare
Hai difficoltà a trovare velocemente il documento che ti serve? I tuoi collaboratori non archiviano correttamente? Non hai un archivio unico aziendale, ma diffuso su più strumenti?
La piattaforma DocLife per la gestione documentale e il workflow management è ciò che ti serve. Così non dovrai più preoccuparti di chi, come e quando usa i tuoi documenti
conservare
Conservazione a norma, CAD, EIDAS, GDPR, hai problemi ad orientarti tra le 1000 normative sulla gestione documentale?
Ti garantiamo supporto sia dal punto di vista legale, sia amministrativo per organizzare in maniera sicura e conforme alla legge la tua gestione documentale aziendale.
Why choose DocLife
Facilità d’uso
L’interfaccia di DocLife è stata progettata
ed ottimizzata per essere utilizzata da qualsiasi
utente, in qualsiasi contesto aziendale.
L’utente ha sempre il focus di quello che sta
svolgendo all’interno del software, senza
il rischio di perdere il controllo della situazione.
Provider unico per la
dematerializzazione totale
Con DocLife scegli una piattaforma che ha
numerosi servizi connessi e integrati,
in grado di digitalizzare completamente l’intera filiera
del documentale, da quando il documento
entra in azienda fino alla sua conservazione a norma.
Approccio al documento
DocLife è “documento-centrico”
dove è possibile prima di tutto archiviare
e ricercare velocemente tutti i dati
e le informazioni di cui si ha necessità
Non solo software, ma soluzioni
Ci occupiamo prima di tutto di ascoltare
il reale bisogno del cliente e una volta
individuato il percorso da svolgere,
progettiamo insieme una soluzione operativa
basata sulle potenzialità di DocLife
I vantaggi di DocLife
DocLife raccoglie tutti i documenti (digitali e digitalizzati) in un archivio centralizzato, riducendo il numero di strumenti (e di luoghi) utilizzati per archiviare i documenti.
Con DocLife i documenti e le informazioni sono al sicuro! La robustezza della piattaforma unita alla capillarità della gestione dei permessi permette di proteggere i tuoi documenti e di consentire l’accesso a parti specifiche dell’archivio digitale solo a determinati utenti o gruppi di utenti autorizzati.
Grazie ad un potente motore di workflow management basato su standard internazionali e alla consulenza del team di archivisti specializzati, DocLife consente di rendere i tuoi processi documentali efficienti e sotto controllo, abbattendo i costi legati alla gestione dei flussi documentali.
Oggi l’integrazione tra sistemi informatici è un requisito fondamentale per un’azienda veramente efficiente.
L’interfaccia di DocLife è stata progettata unendo sia competenze di Record Management (archivistico-documentali), sia un know how specifico in ambito User Experience (UX).
Oggi un progetto di digital transformation ha successo se si definiscono in modo chiaro gli obiettivi e se si gestiscono in modo puntuale le varie milestone.
Alcuni Moduli e Soluzioni di DocLife
- Firma digitale
Il modulo permette di integrare in DocLife una firma qualificata per firmare i documenti senza ricorrere ad altri ed ulteriori applicativi. L’utente potrà apporre la firma su un documento (anche con firma grafica) sia singolo, sia all’interno di workflow di firma più o meno strutturati.
- Conservazione a norma
DocLife permette di inviare in conservazione a norma in digitale tutti i documenti per i quali l’azienda intende attivare tale servizio.
- Portale esterno con read&sign
DocLife può essere dotato di un portale esterno in cui condividere (ed eventualmente richiedere la presa visione) documenti con stakeholder esterni all’azienda: clienti, partner, fornitori. Il modulo può essere adattato e configurato per diversi bisogni e processi aziendali
- Protocollo
In DocLife può essere attivato il modulo che consente la protocollazione in entrata e in uscita. Il modulo è compliant alle ultime direttive AgID entrate in vigore il 1 gennaio 2022 e può quindi supportare tutti quei soggetti che hanno necessità di una garanzia sulle comunicazioni inviate e ricevute (ad esempio le società partecipate e/o controllate dalla Pubblica Amministrazione)
- Fatture
DocLife è nativamente integrato con il servizio Horsa FE per la fatturazione elettronica (gestione ciclo attivo e passivo con SDI). Attivando il modulo Fatture in DocLife è possibile consultare le fatture attive e passive in XML (renderizzato automaticamente in un formato leggibile) e inviarle in conservazione. Sulle fatture passive è inoltre possibile attivare dei workflow di approvazione verso utenti specifici.
Approfondisci gli hot topic sulla gestione documentale
Cosa c’entra un iceberg con la gestione documentale?
C’entra perchè la metafora dell’iceberg è molto utile per sensibilizzare le aziende al tema della gestione documentale e, in particolare, al tema dei costi sommersi della gestione documentale e di come provare a ridurli con efficacia ed efficienza.
Proprio come nel caso dell’iceberg, anche in un’azienda quando si parla di gestione documentale, archiviazione dei documenti, processi documentali, reperibilità dei documenti, esiste una parte di costi visibili ai più, ma anche una parte di costi sommersi, che stanno sotto la percezione della maggior parte degli amministratori delegati, responsabili amministrativi, CFO, ecc… .
Costi visibili e… costi sommersi
La parte dei costi visibili è rappresentata dal costo della carta, dei toner della stampante, della manutenzione della stampante e dello scanner, dello spazio in archivio: tutti costi visibili, ma che rappresentano una parte irrisoria del problema della gestione documentale.
Ma è la parte sommersa dei costi legati alla gestione documentale quella più rilevante! Proprio perché è costituita in gran parte dal tempo che ogni dipendente di un’azienda impiega per acquisire, gestire, organizzare, archiviare e conservare documenti: il più delle volte in maniera inefficiente e poco efficace.
La parte sommersa dell’iceberg della gestione documentale è quindi la parte più grande e rilevante se facciamo un breve calcolo, moltiplicando le 4 ore che in media ogni dipendente impiega in una settimana per svolgere i processi sopra descritti. Ed è la parte che, apparendo di meno è più sconosciuta e più difficile da valutare.
Congelare i costi sommersi
Come congelare quindi questi costi sommersi? Lavorando con i nostri clienti abbiamo raccolto innumerevoli dati dell’iceberg e possiamo affermare che è possibile congelare i costi sommersi trasformando i propri processi documentali, da cartacei a digitali.
Come gestire il cambiamento
Il passaggio dalla gestione documentale cartacea a quella digitale è un cambiamento decisivo per l’innovazione aziendale: si tratta di un’evoluzione culturale oltre che organizzativa. Tutto il personale sarà portato a gestire in modo diverso sia il proprio tempo di lavoro, sia le proprie operazioni quotidiane; inoltre c’è da fare i conti con l’utilizzo di un nuovo software e con il periodo di apprendimento che questo comporta.
Pianificare gli step
Per rendere questo processo il più fluido possibile, con un impatto minimo sugli altri processi aziendali, è necessario pianificare efficacemente gli step del progetto.
• Precisare necessità ed obiettivi: una definizione poco chiara o approssimativa delle reali necessità è spesso il principale fattore dell’insuccesso di qualunque cambiamento. E’ quindi necessario delineare fin da subito i processi documentali che si intendono automatizzare attraverso il software.
• Coinvolgere l’intero team per la comprensione dei processi di gestione documentale: è fondamentale coinvolgere, attraverso interviste o colloqui, il personale che quotidianamente è coinvolto nella creazione, nell’uso e nel trattamento dei documenti aziendali.
• Definire i nuovi processi di gestione documentale: dopo aver compreso qual è lo stato dell’arte, è necessario classificare i documenti che l’azienda produce, cogliendo i legami, i flussi e le relazioni tra i vari documenti. In questa fase è molto importante riflettere sulla natura di ogni processo e dei documenti coinvolti, non facendosi prendere la tentazione di affermare: “si è sempre fatto così”.
• Scegliere una buona soluzione di gestione documentale digitale: questa è una fase molto delicata, in cui si concretizza e si finalizza il processo sviluppato nelle fasi anteriori. Ci sono due possibilità: realizzare il prodotto internamente o affidarsi a esperti del settore che sapranno indicare la soluzione più adatta alle esigenze.
Coinvolgere il team aziendale
A questo punto i lettori più attenti avranno notato che i punti del processo presentati sono solo quattro, non cinque come promesso nel titolo. Il quinto punto non è nella lista perché non ha bisogno di essere raccontato, potremmo quasi darlo per scontato: la comunicazione.
Non dimenticate mai di coinvolgere e fare partecipi tutti i membri del vostro team nelle decisioni da adottare: esistono varie forme di interazione adattabili al contesto specifico e alle dimensioni dell’azienda (reti sociali, riunioni, bacheche, etc.), sceglietene una o più d’una e siate consapevoli che non potrete realizzare alcun cambiamento se non avrete prima ottenuto l’appoggio di chi vivrà questo cambiamento nella sua quotidianità.
La nostra soluzione
Grazie al know how in materia di document management possiamo fornire la consulenza necessaria per la realizzazione dei primi tre punti del progetto di digitalizzazione.
DocLife entra in gioco efficacemente al quarto punto, come software di gestione documentale pronto all’uso, e dopo la sua implementazione può supportarvi anche per il 5 punto, offrendo un sistema per la collaborazione e la comunicazione tra dipendenti.
Digital transformation… per la gestione documentale in azienda
Oggi sentiamo parlare sempre di più di digital transformation, ovvero dell’opportunità per le aziende di innovare molti aspetti delle proprie attività sfruttando le tecnologie offerte dal mondo digitale.
Secondo i dati dell’Osservatorio Digital Transformation Academy del Politecnico di Milano, digitalizzazione e dematerializzazione rappresentano il 34% delle priorità di investimento per le aziende italiane.
Ma cosa serve all’azienda per sfruttare al meglio le opportunità della digital transformation, soprattutto nell’ambito della dematerializzazione e della gestione documentale?
Serve prima di tutto creare un ecosistema aziendale adatto ad accogliere il cambiamento e favorire l’innovazione dei processi, ovvero creare un mind set documentale nei dipendenti dell’azienda.
Una sfida culturale
La sfida è prima di tutto culturale e ha a che fare con la mancanza di consapevolezza della possibilità di abbattere determinati costi e abitudini, soprattutto legate all’uso della carta e a procedure obsolete e complicate.
Prevale spesso l’approccio “abbiamo sempre fatto così, da molti anni…” e a questo si somma il pensiero comune che sia sufficiente acquistare nuovi software per risolvere i problemi di inefficienza dei processi lavorativi.
Il nostro contributo: un percorso di consulenza ad hoc per ogni azienda
Per questo proponiamo un percorso di consulenza archivistico documentale a tutte le aziende che sentono il bisogno di cambiare i propri processi documentali.
Il percorso permette di analizzare lo stato attuale del sistema di gestione documentale in termini di efficienza, di efficacia e di consapevolezza nella definizione e nel governo dei processi che regolano il ciclo di vita del documento.
Permette quindi di definire il grado di performance documentale che un’azienda deve raggiungere per mission, vision e per adempiere agli obblighi normativi e regolamentari.
Una volta individuati il livello di pertinenza e quello di partenza sarà possibile capire quali siano gli eventuali gap da colmare e definire una strategia per raggiungere, tramite precisi step, la maturità del sistema.
La digitalizzazione è un obiettivo ormai inevitabile ed è necessario “prepararle il terreno” snellendo i processi, migliorando le performance e contenendo i costi anche con i semplici gesti delle attività quotidiane.
L’importante è accompagnare i clienti lungo questo percorso ascoltando le specifiche esigenze dell’organizzazione.
A frenare i processi di modernizzazione in azienda è, poi, soprattutto il bisogno di coinvolgere i dipendenti nei processi di innovazione.
Per questo il percorso di consulenza che proponiamo fa perno sul pieno coinvolgimento delle aree aziendali interessate al cambiamento e dei dipendenti che ne fanno parte, in modo che ci sia da subito un impegno puntuale e costante mirato a intraprendere un percorso condiviso.
Contattaci per saperne di più su DocLife
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